n8n｜Teams 會議逐字稿摘要自動化（Graph + Notion + Email）

發表於 2026-03-13 分類於自動化，實作閱讀次數： Disqus：

n8n｜Teams 會議逐字稿摘要自動化（Graph + Notion + Email）

背景：新版 Microsoft Teams 的逐字稿常「附著在錄影檔頁面」，UI 可以手動下載，但要自動化就得先找到錄影檔 → 對應到會議 → 再去 Graph 取 transcript。這篇把整條 n8n pipeline 拆開講清楚，讓你可以照著重做。

你要達成什麼

週期性掃描 OneDrive/SharePoint 的 Recordings 錄影資料夾
找到最新的錄影檔，從檔案 metadata 的 iCalUid 回推到日曆事件
由日曆事件的 onlineMeeting.joinUrl 查到 onlineMeetingId
取得該 meeting 的 transcripts 清單 → 挑最新一筆 → 下載 .vtt
丟給 LLM 生成會議記錄（保留原順序、移除連結）
寫入 Notion database（避免重複寫入）
寄出 Email 給與會者（可額外抄送固定收件人）

先備條件（不然你會卡在「API 回空陣列」）

A) Azure AD App（Client Credentials）

你的流程使用 grant_type=client_credentials，意味著：

你是用「應用程式權限（Application permissions）」去打 Graph
需要管理員同意（Admin consent）

請把這些敏感值一律放在 n8n Credentials / Environment variables，不要硬寫在流程裡：

TENANT_ID（例：<TENANT_ID>）
CLIENT_ID（例：<CLIENT_ID>）
CLIENT_SECRET（例：<CLIENT_SECRET>）

B) Microsoft Graph 權限（概念清單）

實際需要的 permission 取決於你用的 endpoint / tenant policy，但最低會碰到：

讀日曆：Calendars.Read（或對應的 application permission）
讀 online meetings：OnlineMeetings.Read.All
讀 transcripts：OnlineMeetingTranscript.Read.All（或等價權限）
讀錄影檔：Files.Read.All / Sites.Read.All（視錄影檔落點）

你若遇到 transcripts 清單 value=[]：通常是權限不足或是該 meeting 根本沒有 transcript。

C) 你需要知道三個 ID（會遮蔽範例）

USER_ID：你要查的使用者（流程中用 /users/{id}）
DRIVE_ID：錄影檔所在的 drive（OneDrive 或 SharePoint drive）
Recordings 路徑是否一致（你的流程用 root:/Recordings:/children）

全流程總覽（用人話翻譯）

ASCII 流程圖（End-to-end）

                (Schedule Trigger / every N hours)
                             |
                             v
+--------------------+   +---------------------------+
|  Get access token  |-->| Graph: OAuth2 token (AAD) |
+--------------------+   +---------------------------+
            |
            |  Bearer <ACCESS_TOKEN>
            v
      +-----+----------------------------------------------+
      |                 PARALLEL BRANCHES                  |
      +----------------------+-----------------------------+
                             |
          +------------------+------------------+
          |                                     |
          v                                     v
+---------------------------+       +-------------------------------+
| A) List Recordings videos |       | B) List calendar events (7d)  |
| GET /drives/<DRIVE_ID>/   |       | GET /users/<USER_ID>/         |
|   root:/Recordings:/...   |       |   calendarView?...            |
+---------------------------+       +-------------------------------+
          |                                     |
          v                                     v
+---------------------------+       +-------------------------------+
| Sort by createdDateTime   |       | SplitOut events[]             |
| desc + Limit(1) latest    |       | (each has iCalUId, joinUrl)   |
+---------------------------+       +-------------------------------+
          |                                     |
          +------------------+------------------+
                             v
                    +-------------------+
                    | Merge (video+events)
                    +-------------------+
                             |
                             v
                    +-------------------+
                    | Match by iCalUid  |
                    | video.source.iCalUid
                    | == event.iCalUId  |
                    +-------------------+
                             |
                             v
                +-------------------------------+
                | If meeting ended? (end < now) |
                +-------------------------------+
                             |
                             v
                 +------------------------------+
                 | Build onlineMeetings URL     |
                 | filter joinWebUrl == joinUrl |
                 +------------------------------+
                             |
                             v
+---------------------------+       +-------------------------------+
| Get onlineMeetingId       |       | Get attendees (optional path) |
| GET /users/<USER_ID>/     |       | from meeting participants     |
|   onlineMeetings?$filter= |       +-------------------------------+
+---------------------------+
             |
             v
+---------------------------+
| List transcripts           |
| GET /users/<USER_ID>/     |
|  onlineMeetings/<ID>/     |
|  transcripts              |
+---------------------------+
             |
             v
+---------------------------+
| Pick latest transcript     |
| sort createdDateTime desc  |
+---------------------------+
             |
             v
+---------------------------+
| Download VTT               |
| GET <transcriptContentUrl> |
|   ?$format=text/vtt        |
+---------------------------+
             |
             v
+---------------------------+
| LLM summary (meeting note) |
| (keep order, remove links) |
+---------------------------+
             |
             v
+-------------------------------+
| Notion dedup by meetingId      |
| Query DB: meetingId == <...>   |
+-------------------------------+
             |
     +-------+--------+
     | exists?        | not exists
     | (stop)         v
     |         +------------------+
     |         | Create Notion page|
     |         +------------------+
     |                   |
     |                   v
     |         +---------------------------+
     |         | Append blocks (chunk 1900)|
     |         +---------------------------+
     |                   |
     +-------------------+
             |
             v
+---------------------------+
| Send Email (Outlook)      |
| to attendees (+ cc fixed) |
+---------------------------+

排程觸發（每小時/每幾小時跑一次）
取 Graph access token
一路並行做兩件事：
- A 線：列出錄影檔資料夾下的影片 → 取最新一支
- B 線：抓前 7 天行事曆事件（只抓會議）
用 iCalUid 把「最新錄影檔」對到「對應的日曆會議事件」
由該事件的 joinUrl 查 onlineMeetingId
用 meetingId 拉 transcripts → 選最新一筆 → 下載 VTT
交給 LLM 產摘要
寫 Notion（先查是否已存在 meetingId，避免重複）
寄 Email

n8n 節點逐一拆解（含遮蔽參數與可重現範例）

以下「節點名稱」對應你提供的 workflow。

1) Schedule Trigger：定時執行

用途：每隔 N 小時跑一次。

建議：

初期 debugging：先改成手動 trigger 或拉長 interval，避免一直打 Graph 被 rate limit。

2) 取得 access token（HTTP Request / POST）

用途：用 Client Credentials 取得 Graph token。

原流程重點：

URL：https://login.microsoftonline.com/<TENANT_ID>/oauth2/v2.0/token
Body（form-urlencoded）：
- grant_type=client_credentials
- client_id=<CLIENT_ID>
- client_secret=<CLIENT_SECRET>
- scope=https://graph.microsoft.com/.default

遮蔽範例：

POST https://login.microsoftonline.com/<TENANT_ID>/oauth2/v2.0/token
Content-Type: application/x-www-form-urlencoded

grant_type=client_credentials&
client_id=<CLIENT_ID>&
client_secret=<CLIENT_SECRET>&
scope=https%3A%2F%2Fgraph.microsoft.com%2F.default

輸出會有：

access_token
expires_in

後續所有 Graph 呼叫都用：
Authorization: Bearer <access_token>

3) driveid + folderid（Set）

用途：把 driveId / folderId 變成變數，讓後面好引用。

注意：你這版流程其實只用到 driveId（列 Recordings 走路徑），folderId 未被引用；如果你要改成用 folderId 指向任意資料夾，可以換成：

GET /drives/{driveId}/items/{folderId}/children

遮蔽：

driveId = <DRIVE_ID>
folderId = <FOLDER_ID>

4) 取得所有影片資訊（HTTP Request / GET）

用途：列出 Recordings 底下所有錄影檔。

Endpoint（你目前用路徑法）：

1 2	GET https://graph.microsoft.com/v1.0/drives/<DRIVE_ID>/root:/Recordings:/children Authorization: Bearer <access_token>

成功時會回：

value: [ { id, name, createdDateTime, ... , source: { iCalUid } } ]

關鍵：你後面要用的是 source.iCalUid。如果你拿到的檔案 metadata 沒有這個欄位，代表你抓到的不是 Teams 錄影檔（或 Graph 回應欄位不一致），需要改策略。

5) 取得影片陣列（Set）

用途：把上一個節點的 value 存到固定欄位，方便 split。

做法：

value = {{$json.value}}

6) 拆分成影片檔列表（Split Out）

用途：把 value[] 拆成一筆一筆 item，讓你能排序與 limit。

7) 依新到舊排列（Sort）

用途：依 createdDateTime desc 排序。

8) 取最新影片資訊（Limit）

用途：只留下最新的一筆錄影檔。

建議（強化版）：

limit 取 3～5 筆，避免最新一筆不是你要的 meeting（例如測試錄影）。

9) 找出日曆中前一周所有會議（HTTP Request / GET）

用途：抓過去 7 天的 calendar view，用來跟錄影檔做關聯。

Endpoint（遮蔽 USER_ID）：

GET https://graph.microsoft.com/v1.0/users/<USER_ID>/calendarView?
  startDateTime=<ISO-START>&
  endDateTime=<ISO-END>
Authorization: Bearer <access_token>

你用的時間窗是：

start：now - 7 days
end：now

10) 取的日曆會議陣列（Set）→ 11) 切分日曆會議陣列（Split Out）

用途：同影片那段，把 value[] 拆成逐筆 event。

Graph event item 常見欄位：

iCalUId
subject
start.dateTime / end.dateTime
onlineMeeting.joinUrl

12) Merge（Merge）

用途：把「最新影片」與「一堆日曆 events」合流，交給下一步 code 節點做比對。

13) 比對會議資訊（Code）

用途：用 iCalUid 對應會議。

你的邏輯：

events：挑有 iCalUId 的 item
latestVideo：找有 source.iCalUid 的 item
若兩邊 iCalUid（忽略大小寫）相同 → 回傳 matched event

核心片段（概念）：

1 2	const videoICalUid = latestVideo.json.source.iCalUid; const matched = events.find(e => e.json.iCalUId?.toLowerCase() === videoICalUid?.toLowerCase());

這一步是整條 pipeline 的靈魂：它把「檔案系統世界（OneDrive 的錄影）」與「會議世界（Calendar/OnlineMeeting）」串起來。

14) If1（If）

用途：確認會議已結束才往下。

你這裡用 end.dateTime + 8 hours 與一個固定時間字串比較。

建議改法（更穩）：

用「現在時間」比較，而不是硬塞一個固定時間。
n8n 表達式範例：
- left：DateTime.fromISO($json.end.dateTime).plus({ hours: 8 })
- right：DateTime.now()

避免：

流程跑久了，固定時間會失效。

15) 製作 URL（Code）

用途：用 joinUrl 反查 onlineMeeting。

Graph 這段的技巧是：

用 $filter=joinWebUrl eq '<joinUrl>'
joinUrl 先 encode

遮蔽版輸出：

const joinUrl = $json.onlineMeeting.joinUrl;
const encodedFilter = encodeURIComponent(`joinWebUrl eq '${joinUrl}'`);
const url = `https://graph.microsoft.com/v1.0/users/<USER_ID>/onlineMeetings?$filter=${encodedFilter}`;
return [{ json: { url, joinUrl } }];

16) 取得該會議 meetingId（HTTP Request / GET）

用途：打上一步產生的 URL，取得 onlineMeeting 物件，從 value[0].id 取出 meetingId。

注意：

如果 value 不是 1 筆，代表 joinUrl 可能重複或 filter 條件不夠精準。
如果 value=[]，代表你拿到的 event 沒對上 onlineMeeting（或權限不足）。

17) 取得逐字稿資訊（HTTP Request / GET）

用途：列出該 meeting 的 transcripts。

Endpoint（遮蔽）：

1 2	GET https://graph.microsoft.com/v1.0/users/<USER_ID>/onlineMeetings/<MEETING_ID>/transcripts Authorization: Bearer <access_token>

回傳：

value: [ { id, createdDateTime, transcriptContentUrl, meetingId, ... } ]

18) 取得最新逐字稿資訊（Code）

用途：

確保 value 不為空
依 createdDateTime 排序
取最新 transcript 的 id 與 transcriptContentUrl
額外回傳 debug_top5_dates 幫你在 n8n UI 快速檢查

你這段已經寫得很工程化了（加 debug 非常實用）。

19) Get many database pages（Notion：查重）

用途：用 meetingId 查 Notion database，避免同一場會議寫入多次。

遮蔽建議：

databaseId = <NOTION_DATABASE_ID>
filter：meetingId == <meetingId>

20) If（Notion 結果判斷）

用途：如果查不到既有 page（id 不存在），才繼續建立新頁面。

21) 取得逐字稿全文（HTTP Request / GET）

用途：下載 transcript 內容（VTT）。

你用：

1 2	GET <transcriptContentUrl>?$format=text/vtt Authorization: Bearer <access_token>

22) 會議摘要（Anthropic / LLM）

用途：把逐字稿整理成「會議記錄」，且要求：

按順序
不重新編排
移除引用連結

安全建議：

逐字稿可能包含個資/商業資訊：建議加上資料保護與保存期限策略。

23) 確認語會人員資訊 → Split Out → 取得語彙人士 email → 收件人整理

用途：從 meeting participants 抽出 attendee emails，並手動追加固定收件人。

你目前的 code 會：

collect attenance（建議拼字改成 attendance/attendeeEmail 以免未來維護踩雷）
filter 空值
validEmails.push('<YOUR_COPY_EMAIL>')

遮蔽範例：

1	validEmails.push('<YOUR_COPY_EMAIL>');

24) 內容整理（Code：切 Notion blocks）

用途：

從 LLM 節點抓 content[0].text（針對 Claude output 結構）
從 transcript 節點抓全文
按 Notion block 長度限制（你設 chunkSize=1900）切段
產出 notionBlocks

這步的價值：

Notion API 對 rich_text 長度有限制，你切段是必要工。

25) Create a database page（Notion：建立頁面）

用途：在 Notion database 建立一個會議頁。

你寫入的 properties：

日期（加 8 小時，Asia/Taipei）
meetingId
會議名稱
與會者（目前是空字串 =，可改成 join emails）

26) HTTP Request（Notion：追加 children blocks）

用途：因為 Notion 建頁與寫內容是兩件事，所以你用 PATCH 把 blocks 塞進 page。

Endpoint：

1 2	PATCH https://api.notion.com/v1/blocks/<PAGE_ID>/children Notion-Version: 2022-06-28

Body：

children: <內容整理>.notionBlocks

27) Send a message（Outlook：寄信）

用途：

to：收件人整理.emails
subject：【自動發送】<會議主旨> - 會議記錄
body：LLM 摘要

遮蔽建議：

收件人 domain/個人信箱一律用 <user@example.com>

常見踩雷與排查（你會真的遇到）

錄影檔找得到，但 source.iCalUid 沒有
- 你可能抓到的是不同來源的影片，或路徑不是 Teams Recordings。
onlineMeetings filter 回空
- joinUrl 不同、event 沒 onlineMeeting、或權限不足。
transcripts value=[]
- 沒開逐字稿、會議政策禁用、或缺 transcript 權限。
Notion block 寫入失敗
- 多半是單段文字太長、rich_text 格式不符、或 Notion-Version 不一致。
重複寫入
- 查重請以 meetingId 為唯一鍵（你已這樣做，正確）。

我會怎麼再加強這條流程（可選）

最新錄影檔不可靠：改成「最近 N 支」逐一比對 calendar，再挑最合理的一場。
產出的摘要做版本控管：把 raw VTT 也存到附件或 S3（依合規需求）。
收件人白名單/黑名單：避免寄給外部訪客。
把 If1 的固定時間改成 now() 比較，避免流程時間炸裂。

你以為你卡在流程，其實你先死在權限。

這條自動化用的是 client_credentials（Application permissions），所以必須做 admin consent。另外 Teams/OnlineMeeting/Transcript 的權限在不同租戶政策下可能更嚴格，下面提供「能跑通」的最小集合與檢查步驟。

A) 建議的 Microsoft Graph Application permissions（最小可跑通集合）

下面是「概念上」最小集合；實際名稱與可用性會因你租戶是否開放、Graph 版本、以及 Teams policy 而異。原則是：

讀 OneDrive/SharePoint 錄影 → Files/Sites

讀 Calendar → Calendars

由 joinUrl 反查 onlineMeeting + transcripts → OnlineMeetings / Transcripts

讀錄影檔（Recordings）
- Files.Read.All（Application）
- 若錄影在 SharePoint site：可能需要 Sites.Read.All
讀行事曆 events（calendarView）
- Calendars.Read（Application）或 Calendars.Read.All
讀 Online Meetings（用 joinWebUrl filter 反查 meetingId）
- OnlineMeetings.Read.All
讀 Meeting transcripts
- OnlineMeetingTranscript.Read.All（若租戶支援/已開放）

如果你希望「一開始就別卡」：可以先用較寬鬆的讀取權限把流程跑通，確認 endpoint 沒問題後再往回收斂。

Azure Portal → App registrations → 你的 App
API permissions：確認上述 permissions 都已加入（Application，不是 Delegated）
點 Grant admin consent（會顯示 Granted）
Credentials：client secret 未過期（建議用 CLIENT_SECRET=<SECRET> 放 n8n credential，不要硬寫在 workflow）

C) 典型錯誤與「對應的權限/設定」

401 Unauthorized / InvalidAuthenticationToken
- token 失效、scope 不對、secret 過期
403 Forbidden
- 幾乎都是權限不足或租戶 policy 禁止
transcripts value=[]
- 逐字稿未啟用 / policy 禁用 / meeting 沒產生 transcript / transcript 權限缺失

D) 建議的驗證順序（縮短排查時間）

先驗證 token：GET https://graph.microsoft.com/v1.0/organization（能回資料表示 token OK）
再驗證 recordings：列出 Recordings children
再驗證 calendar：calendarView 是否拿到 iCalUId 與 onlineMeeting.joinUrl
再驗證 onlineMeetings filter：joinUrl → meetingId 是否回 value[0].id
最後驗證 transcripts：meetingId → transcripts list → contentUrl 下載 vtt

n8n｜Teams 會議逐字稿摘要自動化（Graph + Notion + Email）

你要達成什麼

先備條件（不然你會卡在「API 回空陣列」）

A) Azure AD App（Client Credentials）

B) Microsoft Graph 權限（概念清單）

C) 你需要知道三個 ID（會遮蔽範例）

全流程總覽（用人話翻譯）

ASCII 流程圖（End-to-end）

n8n 節點逐一拆解（含遮蔽參數與可重現範例）

1) Schedule Trigger：定時執行

2) 取得 access token（HTTP Request / POST）

3) driveid + folderid（Set）

4) 取得所有影片資訊（HTTP Request / GET）

5) 取得影片陣列（Set）

6) 拆分成影片檔列表（Split Out）

7) 依新到舊排列（Sort）

8) 取最新影片資訊（Limit）

9) 找出日曆中前一周所有會議（HTTP Request / GET）

10) 取的日曆會議陣列（Set）→ 11) 切分日曆會議陣列（Split Out）

12) Merge（Merge）

13) 比對會議資訊（Code）

14) If1（If）

15) 製作 URL（Code）

16) 取得該會議 meetingId（HTTP Request / GET）

17) 取得逐字稿資訊（HTTP Request / GET）

18) 取得最新逐字稿資訊（Code）

19) Get many database pages（Notion：查重）

20) If（Notion 結果判斷）

21) 取得逐字稿全文（HTTP Request / GET）

22) 會議摘要（Anthropic / LLM）

23) 確認語會人員資訊 → Split Out → 取得語彙人士 email → 收件人整理

24) 內容整理（Code：切 Notion blocks）

25) Create a database page（Notion：建立頁面）

26) HTTP Request（Notion：追加 children blocks）

27) Send a message（Outlook：寄信）

常見踩雷與排查（你會真的遇到）

我會怎麼再加強這條流程（可選）

附錄：Graph 權限「最小集合」與 Admin Consent 檢查清單

A) 建議的 Microsoft Graph Application permissions（最小可跑通集合）

B) Admin consent 檢查清單（你應該逐項確認）

C) 典型錯誤與「對應的權限/設定」

D) 建議的驗證順序（縮短排查時間）